Der Betrieb, der seit 25 Jahren besteht und rund 80 Mitarbeiter beschäftigt, hat sich auf Digitaldruck spezialisiert und gehört in Berlin zu den Marktführern in seinem Segment. Das Unternehmen bedient ein breites Spektrum: Vom Copyshop, in dem Studenten Skripte vervielfältigen und Familien Urlaubsfotos ausdrucken über Laufkundschaft, die Flyer in Auftrag gibt bis hin zu Großaufträgen namhafter Firmen und Behörden, für die unter anderem Konferenzunterlagen, Giveaways und Schilder gefertigt werden.
Unabdingbar: Übersicht und straffe Organisation
Die große Produktpalette, die häufig komplexen Aufträge und das hohe Produktionstempo machen eine straffe Organisation und eine hervorragende Übersicht unabdingbar. Dies war einer der Gründe, warum Sprintout die Einführung einer Branchensoftware anging. Denn die Abläufe konnten mit dem Innovationstempo des Unternehmens nicht mehr Schritt halten, die Reibungsverluste erwiesen sich im Laufe der Zeit als zu hoch: zum Beispiel, wenn bei Schichtwechsel der Status und Hinweise zu einem Auftrag mündlich weitergegeben, andere Informationen gleichzeitig auf Papier dokumentiert wurden. Gingen Anfragen von Kunden ein, musste per Nachfrage geklärt werden, wo der Auftrag sich gerade befand.
Hinzu kam: Preiskalkulation und Angebotserstellung erfolgten über eine selbst entwickelte und programmierte Datenbank, die Sprintout über lange Jahre gute Dienste geleistet hatte. Diese konnte in den Angeboten aber nur einzelne Artikel auflisten, bei komplexeren Produkten abernicht transparent machen, was eigentlich angeboten wurde. Zudem fehlte eine Verknüpfung zu weiteren Produktionsschritten – mit der Folge, dass alle Daten und Produktionsvorgänge manuell noch einmal definiert werden mussten, wenn das Angebot angenommen wurde. Das kostete Sprintout nicht nur unnötig Zeit, sondern barg auch die Gefahr von Fehlern, zum Beispiel beim Abtippen und Abgleichen von Materialmengen. Ziel war, die erprobten Funktionen der Kalkulationsdatenbank über eine Branchensoftware in den Workflow einzubinden.
Klare Arbeitsanweisungen und Optimierung im Workflow
Sprintout entschied sich für APL-System der Koch APL-Systems GmbH, die sich auf Software für Druckbetriebe und Werbetechniker spezialisiert hat. Damit konnten klare, vorgegebene Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter realisiert werden, die mit dem Auftrag durch den Betrieb wandern. Wesentliche Prozesse laufen nun automatisiert ab. Es lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo sich ein Auftrag gerade befindet, welcher Kollege zuletzt daran gearbeitet hat – und es wird sichtbar, wo es im Workflow hakt und wo nachgesteuert werden muss, um schnelle, reibungslose Prozesse zu erreichen. Eine Mehrfacheingabe von Daten ist nicht mehr nötig.
In der Praxis sieht das so aus: In der Software sind zwischenzeitlich mehr als 2.000 Musterkalkulationen für verschiedenste Produkte angelegt, die in der Einführungsphase definiert wurden. Für die Pflege und Erweiterung dieser Musterkalkulationen sowie das Anlegen der Preise und Rabatte ist ein geschulter Kollege zuständig. Die übrigen Mitarbeiter wählen beim Anlegen von Angeboten nur noch aus dieser Palette aus, geben die Druckauflage und ggf. das Format an, alles andere wird automatisiert errechnet. Die meisten Kollegen bei Sprintout nutzen dazu eine intuitiv gestaltete APL-Online-Oberfläche im Browser und müssen nicht die Vollversion der Branchensoftware bedienen können.
Gestraffte Kommunikation
Der Aufwand beim ersten Anlegen eines Angebots ist zwar sogar etwas höher als vor der Einführung von APL-System, da nun bereits alle Eckdaten gewissenhaft erfasst werden müssen. Danach geht es aber wesentlich schneller: Per Mausklick kann das Angebot in einen Auftrag umgewandelt werden, die Daten werden übernommen, der Auftrag von der Software durch die Produktion geführt. Die Kommunikation im Betrieb konnte extrem gestrafft werden – zum Beispiel durch die Möglichkeit, in der digitalen Auftragstasche festzuhalten, was wann mit wem besprochen wurde.
Auch das Erstellen von Lieferschein und Rechnung geschehen automatisiert, die Verwaltung muss die Dokumente nur noch prüfen. Die Verantwortlichen haben zudem über den in der Software enthaltenen Auftragsplan jederzeit die volle Übersicht über aktive Aufträge und Termine aller Filialen, können bei Bedarf das Personal entsprechend disponieren und kurzfristig reagieren.
Als weiteren Vorteil erreichte Sprintout mit der Softwarelösung eine hohe Transparenz, welche Herstellungskosten ein Auftrag verursacht – über die reinen Materialkosten hinaus. Ein Beispiel: Bei hohen Stückzahlen weiß die Software exakt, wie viele Kartons für die Verpackung der Produkte benötigt werden und kalkuliert auch die benötigte Packzeit für die bestellte Auflage. Über die Nachkalkulation können die dabei zugrunde gelegten Werte überprüft und für künftige Aufträge angepasst werden, sofern nötig.
Zufriedenes Fazit
Entsprechend zufrieden fällt das Fazit der Verantwortlichen bei Sprintout aus. Mike Bienert, verantwortlich für die Betreuung der Software: „APL-System kann, was es soll. Wir haben gemeinsam mit APL-Consulting die Einführung erfolgreich in der vorgegebenen Zeit geschafft. Besonders wichtig war für uns, dass wir mit dem Hersteller einen Partner gefunden haben, der nötige Anpassungen kurzfristig und flexibel gemeinsam mit uns umsetzt.“ Und weil bei Sprintout nicht nur die Druckmaschinen nie stillstehen, wird auch das APL-Projekt bereits weiter vorangetrieben.
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Die Druck+ GmbH setzt auf Branchensoftware aus der Cloud. Der inhabergeführte Druckdienstleister und Copyshop erreichte damit vor allem eins: Kontinuität in hektischen Alltagsbetrieb, berichtet die Zeitschrift „Print & Produktion“ in Heft 3-4/2017.
Der Göttinger Druck- und Mediendienstleister Klartext entwickelte sich aus einem 1982 gegründeten Kopierladen. 1998 ging die Webseite www.kopie.de online. Inzwischen ist Klartext ein Druck- und Mediendienstleister, der seinen Kunden individuelle Lösungen anbietet – von der Idee bis zum weltweiten Versand der Produkte. Die Bereiche Werbeagentur, Druckerei, Weiterverarbeitung und Werbetechnik arbeiten bei Klartext Hand in Hand.
Der Digitaldruck- und Mediendienstleister Polyprint, 1991 in Berlin gegründet, ist ein führender Anbieter von Druckdienstleistungen, interdisziplinären Beratungsleistungen rund um Druck, Medien und Logistik sowie Individuallösungen. Dabei setzt das Unternehmen auf technologisch fortschrittliche Systeme, um die komplexen Anforderungen der Kunden aus verschiedensten Branchen zu erfüllen. Polyprint arbeitet regional eng mit der Berlin-Brandenburger Wirtschaft zusammen. 2011 fiel die Entscheidung, APL-System einzuführen. Polyprint beschäftigt rund 25 Mitarbeiter und mehrere Auszubildende.
Die Druckerei Rosebrock stellt Akzidenzen und Etiketten her. Mit einer neuen Branchensoftware erreichte das niedersächsische Unternehmen Übersicht über die Herstellung und Lagerung der Produkte, konnte die Einhaltung der teilweise komplexen Vereinbarungen mit den Abnehmern besser überwachen und gewann Transparenz über Kosten und Effizienz im Workflow. Dass Rosebrock genau zu dieser Software kam, war fast schon Zufall, berichtet der Deutsche Drucker in Heft 24/2015.
