Arbeiten mit APL-System

Grafische Betriebe stellen Produkte her, die wenig standardisiert sind. Bei einer Broschüre können z.B. die Bindung, die Papiersorte, die Farbigkeit oder die Seitenzahl variieren. Bei einem Banner setzen Sie unterschiedliche Folien, Rollenbreiten und Beschriftungstechniken ein. Hinzu kommen die Weiterverarbeitungsschritte.

Es genügt daher nicht, einen Preis pro Seite oder Quadratmeter zu definieren und mit verschiedenen Aufschlägen zu versehen, wie es in Softwarelösungen für den Handel üblich ist. Wenn Sie mit APL-System arbeiten, bilden Sie Ihr gesamtes Produktspektrum ab und berechnen automatisiert den Aufwand bei der Herstellung.

Aufträge erfassen mit Musterprodukten

In der Software definieren Sie in der Einführungsphase sogenannte Musterprodukte für die tägliche Arbeit mit APL-System, in denen Sie Platzhalter vorsehen, zum Beispiel für die Auflage oder das Endformat. Sie legen fest, welche Materialien für dieses Produkt ausgewählt werden können und welche Optionen zur Verfügung stehen.

Wenn eine Anfrage eingeht, rufen Sie das passende Musterprodukt auf, dabei unterstützt Sie ein Produktfilter, der Sie Schritt für Schritt durch Auswählen und Ausschließen von Eigenschaften zur richtigen Auswahl führt. Anschließend füllen Sie die abgefragten Variablen aus:
Produktalternativen
Sie entscheiden zum Beispiel, auf welchem Material und mit welcher Maschine Sie drucken und in welcher Stückzahl und Qualität Sie fertigen. So entsteht mit wenigen Eingaben eine detaillierte Beschreibung des Produktes.

Mit diesen Angaben kann APL-System automatisiert:

  • Dokumente für den Kunden (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) erstellen
  • Dokumente für die Produktion („Lauftasche“/Fertigungsauftrag) erstellen
  • Die benötigen Materialien auflisten, reservieren und einen Bestellvorschlag erstellen
  • Voll- und Teilkosten leistungsbezogen kalkulieren

Dadurch erreichen Sie eine standardisierte Produktbeschreibung und unternehmensweit einheitliche Preisberechnungen.

Leistungsbezogene Kalkulation

APL-System ermittelt nach realem Aufwand, welche Kosten durch die Produktion eines Auftrags entstehen: Durch die Produktbeschreibung weiß die Software, was in welcher Auflage auf welchen Maschinen gedruckt/geplottet werden soll. Wie lange die Arbeitsschritte dauern, ist in den Maschinen- und Leistungsstammdaten hinterlegt, ebenso die Stundensätze. Die Einkaufspreise fürs Material sind ebenfalls bekannt.

Daraus errechnet APL-System die Produktionskosten des Auftrags, zu denen dann noch Gemeinkosten (z.B. für Vertrieb und Verwaltung) addiert werden. Berechnet werden zwei Werte: Voll und Teilkosten.

Voll- und Teilkosten

Im Idealfall verkaufen Sie ein Produkt so teuer zum Vollkostenpreis, dass die Einnahmen alle Kosten decken und zusätzlich eine ordentliche Marge liefern. Doch nicht in jedem Fall können Sie diesen Preis am Markt erzielen.

Für einen verantwortungsvollen Unternehmer ist es daher sehr wichtig, auch den Teilkostenpreis zu ermitteln: den Preis, der gerade noch die Kosten des Auftrags deckt. APL-System stellt daher neben den Voll- auch die Teilkosten dar.

Für jeden Arbeitsschritt und jedes Material schlüsselt APL-System die Preisberechnung transparent auf, so dass Sie jederzeit nachvollziehen können, wie ein Wert zustande kommt.
Übrigens: Haben Sie Festpreise/Preislisten mit Abnehmern vereinbart, können Sie diese in APL-System hinterlegen. Bei Aufträgen wird der Preislistenpreis berechnet – Voll- und Teilkosten werden aber dennoch errechnet und intern zum Vergleich angezeigt.